——在湖南科技大学2005年工作会议上的讲话
(2005年2月26日)
同志们:
刚才,田校长对2005年党政工作和本期开学工作进行了全面部署,请大家认真贯彻落实。下面我讲三点意见。
一、从战略高度认识今年工作的特殊性
1、做好今年工作十分重要
一是今年是工作重心实现转移之年。我校的合并融合工作已基本结束,工作重心将转移到正常工作上来,转移到抓教学质量上来,转移到全面提高办学水平和管理工作水平上来,做好今年工作具有开局的意义。二是今年是“十五”计划的最后一年,也是启动“十一五”计划之年,我们要进一步统一思想,谋划好学校的未来发展,做好今年工作具有承前启后的意义。三是今年是具有特殊任务之年。特殊任务主要有两项:迎评促建工作和学位点申报工作。这两项工作在我校发展史上具有特殊意义,关系到学校今后相当长时间的发展。总之,做好今年工作至关重要。
2、今年工作任务十分繁重
今年的工作分为六个方面,总计60项,其中重点工作是五项:⑴以保持共产党员先进性教育为契机,切实加强党建和思想政治工作,进一步凝聚人心;⑵以迎评促建为契机,全面落实“教学质量年”的各项措施,努力提高人才培养质量;⑶以学位点申报为契机,继续加强学科建设、队伍建设、科研工作,力争硕士授权点有较大幅度增加,力争博士授权点零的突破;⑷深化改革,强化管理,努力提高管理水平,提高学校核心竞争力;⑸坚持科学发展观,积极推进学校事业发展。
3、完成今年工作任务的关键是要学会科学管理,提高工作效率
应该说,学校成立以来,管理工作开展是顺利的,成效是显著的,同志们的工作是勤劳的、努力的。但我们也应看到,一些工作落实不到位,一些工作推进不力,人浮于事、忙闲不均、工作拖拉、有人无事做和有事无人做等现象不同程度存在。我们的一些同志想做事但不知道做什么事或如何做好;一些同志工作很努力,但效率不高,甚至事与愿违。之所以如此,一方面是学校的管理机制需要进一步理顺,学校还没有建立健全好与市场经济相适应、与学校发展相适应的管理机制;另一方面是我们许多同志的管理水平需要进一步提高。因此,我今天要重点讲讲领导干部如何学会科学管理,提高工作效率问题,目的是希望同志们学习管理、懂得管理、善于管理。
二、领导干部要认真学习管理知识
管理是一门科学,也是一门艺术。管理是通过计划、组织、领导、协调和控制等行为活动对组织的所有资源进行有效配置和利用,以达到既定目标的创造性活动。我们每一位中层干部都有自己的岗位,都负责一个或多个方面的工作,都是管理者,要履行好自己的职责,做好自己分管的工作,做优秀的管理者,就必须认真学习管理知识,学会科学管理,提高工作效率。管理理论的产生比经济理论大约晚了100多年,一般认为管理理论产生于19世纪末或20世纪初。已经发展了100多年的管理理论,其发展是在以企业为中心的管理实践的推动下,在各学派互相探讨与争论、合作与摩擦的过程中沿着一条曲折道路走过来的。最初是古典管理理论兴旺发达,后来是行为科学大行其道,一个时期系统管理理论登上舞台,另一段时间是决策管理理论占尽风头。管理理论是当今社会科学领域中发展最快的学科群,如在学科分类上,管理学由原来的经济学这个一级学科下面的二级学科一跃成为一级学科门类。管理科学有力地推动着社会发展,也在社会实践中不断完善。可惜的是,作为传播、创新管理科学的高等院校似乎不那么重视科学管理,这里有体制的原因,有认识的原因,也有水平的原因。但现实是我国高等院校的管理远远落后于企业的管理,落后于社会的管理,所以,我要和大家共勉的是,努力学习现代管理知识,在实践中感悟管理的真谛,努力把我校的管理水平提高到一个新的高度。
学习和掌握科学管理有三点是重要的:
1、系统学习管理知识
作为一个管理者,如果不学习好管理理论,就容易犯盲动主义错误。管理学是整合管理知识的一种学问。整合管理知识一般有三种基本方法:一是教科书法。最流行的一种教科书法是将管理人员的工作分为几种职能,围绕职能将管理的概念、原则、理论和技术等组合起来。其次是专著法。以某种基本方法、基本概念或专门角度为核心,通过实证或理论推导形成特定的理论体系。专著往往是管理学中有分量的一些重要成果,而且往往成为编写教科书内容的源泉。所以,要真正弄懂教科书中的内容,还必须去看一下专著。最后是经验材料法。经验往往以一些散在的材料如经验介绍报告、调查报告、案例、新闻报道、实施方案等为载体,比较规范些的表现为某种代表性的管理文件。在这里,实践是经验的基础,经验是专著的基础,专著是教科书的基础。我们一定要根据书中整合知识的方法来学习,从而更快更好地掌握管理知识。
2、在实践中不断感悟
管理理论是指导我们实践的基础,但在实践中不能照搬书本,否则我们就容易犯教条主义错误。一般的管理理论是针对企业的,专门研究高校管理的著作还不太多。学校有普遍性,但更具有特殊性。将其他学校的管理经验照搬到我校,可能取得不同甚至相反的效果,所以要将理论和实践有机结合。同时,我们的管理对象和服务对象是人,人是最具能动性的,如果我们死搬硬套理论,必然起不到好的效果。所以,学习科学管理,做好管理工作,重要的一条要靠感悟。只要我们掌握了基本的管理理论,树立了科学管理思维,坚持实践-理论-实践的认识循环,使实践与理论结合起来,脑动和行动结合起来,就一定会感悟出很多管理的道理。
3、不能片面地理解理论
管理理论与自然科学理论不同,它们最大的区别在可否重复验证。自然科学是可验证的,而管理科学只可比较。管理理论的后面就是伦理,也就是价值观。各种自圆其说的理论之间,其价值判断和方法视觉往往相互矛盾、相互冲突,所以我们不能见什么都学,学什么都信,信什么都用,科学的有生命力的管理理论是来自现实又回归现实的,是经得起实践检验的。这里有一个重要的问题是不能片面地理解理论或理论中的某一结论,不然,我们就犯片面主义错误。例如,在管理理论界有这样一种观点:“三流的管理者是自己做事,二流的管理者带人做事,一流的管理者让人做事,超一流的管理者让人想事”。这种观点不能说它是错误的,如果针对高层领导,从调动发挥部属作用这个角度,它是正确的。刘邦的“运筹帷帐之中,决胜于千里之外,吾不如子房。镇国家,抚百姓,给馈响,不绝粮道,吾不如萧何。连百万之军,战必胜,攻必取,吾不如韩信。此三者,皆人杰也,吾能用之,此吾所以取天下也。”讲的就是这个道理。但在我们这样一个基层单位,如果我们学校中层以上干部都来当一流管理者,那就麻烦了,那只有科员来干事了;如果我们都来当超一流管理者,那就更麻烦了,连科员都只“想事”了。所以,我们一再提倡大家要干好事,要干好大事也要做好小事,因为大事是由小事构成的,只有做好每一件小事,才能干好大事。我们应该用心来工作,而不是用嘴来工作。
三、领导干部要努力实践科学管理
管理工作十分复杂,要成为一个优秀的管理者,必须明确三个问题:做什么,怎么做,怎样做好。
1、明确“做什么”是前提
我们在决定自己该做什么事情时要从以下几个方面考虑:
(1) 找准自己的位置。每个管理者都处在一定的管理位置上,不同的管理位置所要做的事情是有很大区别的。在我们实际工作中经常存在“错位”和“缺位”现象。一是层次错位。常见的是该下级管的事上级给包办代替了,上级对下级管得过多过死,束缚了下级的手脚,管了许多不该管、管不好、管不了的事。许多事情本来放在下面很容易办好,但是要拿到上面来办,就很难办好,从而造成工作效率低下。另一种常见情况是不认真思考本职工作,而是抱怨上级。为上级提意见,出主意本来是好事,是应该提倡的,但要看自己的本职工作是否干好了,如果本职工作没有干好,单是提意见、发牢骚,那就是空谈家。二是职位错位。即有的管理工作者常常管了一些不属于自己职责范围的事。工作是存在明确分工的,如果管了别人工作范围的事,就会妨碍别人的工作,给管理造成不利。三是“缺位”。也就是一些工作往往无人负责,这更不利于工作的开展。所以,工作不能错位,不能越位,更不能缺位。
(2) 定准自己的目标。任何工作都是为了追求某种目标的实现。目标实现的程度,就是效益的大小。但在实际工作中,并不是每一个同志都十分明白自己追求的目标是什么。作为一个管理者,一定要牢固树立目标观念,要把追求某种目标作为自己工作的内在因素,把建立目标作为自己的首要职责。管理是从建立目标开始的,效益是实现目标的结果。没有目标的管理不成其为管理,达不到目标的管理者是不称职的管理者。目标选择正确与否,不仅从根本上决定效益的大小和好坏,而且可以调动或挫伤下属的积极性。一个先进的、经过努力可以达到的目标,对人们有很好的动员和激励作用。一个领导者如果能够适时而正确地建立目标,提出任务,下属就会感到他的领导者是有事业心的,是有领导能力和工作魄力的,这就起到了动员群众的作用。如果领导让他的下属也参加建立目标,下属就更会以主人翁的自觉性去努力实现目标。
(3)力争做成几件事。我们每一同志都处在一定的管理岗位上,组织赋予了他一定的职责和权力。职权范围内的事,肯定是应当做好的。但是,不同的人却有不同的效果。有的同志勤勤恳恳,按章办事,该做的事情也都做了,但业绩平平,年终总结工作时,他本人和别人都似乎觉得他没有做什么事情。之所以如此,主要原因是没有抓住主要矛盾。每个同志负责的工作有主次之分。对于一般性工作,按部就班,按章办事就可以做好,但重要工作往往难度大得多,需要我们集中精力,重拳出击,高掌远 才能做好。所以,我们每一位同志一年总要思考怎样做几件事,哪怕是一两件也很好。
2、明确“怎么做”是基础
现代管理的过程是决策、计划、实施、监督、评价等不断循环的过程。提高管理水平和工作效率,关键是抓好这五个环节的工作。
(1)决策。科学决策是指人们针对特定的问题,运用科学的理论和方法,拟定各种行动方案,从中作出满意的选择,以较好地达到目标的行动过程。决策的核心是选优,因此,任何一项决策必须要充分考虑各种条件和影响因素,制定多种方案,并从多种方案中选取满意的方案。现代决策是科学决策和民主决策,而不是指任意一种决定。为此,在现代决策中必须运用科学的方法,并尽量集中群众的智慧。
管理行动大多是在作出决策的基础上展开的。管理工作在一定意义上是决策和实施决策。从这个意义上讲,决策贯穿于整个管理过程,是管理的核心。科学决策的水平直接影响管理水平和效益。每一个同志都应提高科学决策水平,力求把决策做得正确、合理、经济、高效。
(2)计划。“凡事预则立,不预则废。”计划就是对未来的行动方案,也就是人们事先对行动及目的的“谋划”。我们的决策作出以后,就要通过计划来使之具体化。计划是管理行动的中心环节,是决策目标实现的保证,是管理的实施纲领和行动方案。在实践中,往往出现抓一项工作没有计划,或计划不完善的现象,致使工作虎头蛇尾,不了了之。因此,我们抓任何一项工作,特别是涉及面广的工作,都应有完善的实施方案,有目标,有任务分解,有责任人员,有实施步骤,有时间要求,这样才能在工作过程中做到有条不紊,才能将工作落到实处。
(3)实施。实施指的是决策、计划形成后,为达到预期目标而进行的全部活动。一项正确的决策,一个优秀的计划如果不落实就等于一纸空文。因此,实施是整个管理过程中极其重要的阶段。实施是一个复杂的活动过程,它涉及到许多因素,可能遇到来自各个方面的干扰。为此,我们对每一项决策和计划都必须精心组织,特别要注意做好三项工作:一是实施的准备工作,包括组织准备、思想准备、必要的资金和物资准备,以及规章制度准备;二是做好实施过程中的协调工作。要通过召开会议,个别谈心通气,调整组织机构和人员等方式来进行协商,以达到发挥整体功能、增强组织凝聚力和活力,提高工作效率的目的;三是要通过奖罚激励、尊重激励、榜样激励、表率激励等各种激励措施,充分挖掘潜力,调动人的积极性,从而保证决策、计划的顺利实施。
(4)监督。监督是管理过程中的必要环节,也是决策目标顺利实现,计划顺利执行,各项工作顺利推进的必要保证。在抓一项工作时,重要的环节是检查督促,就是要督促各责任人按时间要求,按任务分解完成好。在检查督促过程中,不能机械地检查,更不能单纯地指责,而应该做好协调服务工作,解决工作中的矛盾和困难,必要时要召开协调会议,这样才能使计划顺利实施。
(5)评价。当决策和计划实施结束之后,就要对其所取的成绩和效果进行相应的评价,从中吸取经验和教训,为下一步的工作提供依据,打好基础,以不断提高管理工作水平。评价行动既是管理活动的归宿,又是新一轮管理行动的起点,对加强管理工作,提高工作效率起着重要的作用。为确保评价的科学性和准确性,对工作成绩和效果的评价,必须紧紧围绕工作目标的要求来展开;要从实际出发,实事求是地评价每项工作成果,必须注重启迪教职工的思想觉悟,激发人的积极进取精神,从而达到调动人的积极性、增强集体凝聚力的目的。
3、明确“怎样做好”是关键
我们在明白了该做什么事情和怎样做之后,还有一个怎样才能做得更好,才能做得更有效的问题。也就是说,如果目标明确,但方法错误,事情不是做不成,就是效果欠佳,这有一个管理艺术问题。做工作的方法数不胜数,但要真正掌握好方法,用好方法,需要费一番功夫,而且常常需要实践的积累,需要从成功和失误中领悟它,然后才能做到得心应手。我这里仅强调四点。
(1)要集中精力抓重点工作。人的精力是有限的,一个人如果同时做几件重要的事情,可能是一件也做不好。有成就的决策者、管理者,一定是善于集中精力和集中使用力量的人。因此,我们要使自己的工作有效,最好的办法是莫过于集中自己各方面的能力做好一件重要工作,越能集中我们时间、精力和资源,我们所能完成的工作才越多,才越有成效。这需要我们努力做到三点:一要善于区分重点与非重点工作。重点与非重点是相对的,是比较而存在,并且随着时间的改变而变化的;二要增强自己的“专心能力”。工作的成效来源于一定时间的“专一不二”。工作何其多,时间何其少,唯有专心于一件要务上,才能快速地做出成效;三要学会摆脱。要善于将次要的事、无关紧要的事摆脱掉。要少一些应酬,要从那些不必要的应酬中脱身出来。
(2)要注意抓关键点。事物在发展过程中,有许多关键点,这些关键点对事物发展起着转折关键的作用。如火车在行驶中,铁路上有许多道岔,这就是关键点,把道岔一扳,火车就转向另一条轨道,扳道岔并不费很大力气,但它对火车行驶起着关键性作用。所以,关键点并不一定是重点工作,有时甚至是很小的一件事,也不一定要投入很大力量,但要特别注意,否则会“一着不慎,全盘皆输”,前功尽弃。
(3)要善待人才。工作要人去做,一项重要的工作,需要许多同志团结一致、齐心协力才能完成好,所以,作为领导者,用人是至关重要的管理艺术。毛主席说过,“领导者的责任归结起来,主要就是出主意、用干部两件事。一切计划、决议、命令、指示等等都属于‘出主意’一类。使这一切主意见之实行,必须团结干部,推动他们去做,属于‘用干部一类’。”这里讲的善待人才,有三层涵义:一是要认识人才。人才有帅才、将才、干才之分,帅才是统帅之才,能多谋善断,善于团结人;将才是指挥之才,具有组织能力和实干精神;干才是操作之才,熟悉业务,具有合作精神;二是要合理使用人才。要将不同类型的人才放在适合他特点的岗位上,充分发挥他的特长和才干,特别要注意用有特长的人和用人的长处;三是要尊重人才。工作有岗位之分,有上下级之分,但人格是平等的,作为领导者,更要尊重被领导者,这样才能发挥人的主动性和积极性。
(4)要建设和谐的集体。一般的人都有从众心理,都需要有归属感,都愿意工作在一个具有良好人际关系和较高工作效率的集体里。过去一些单位人才稳不住,与人际关系比较紧张是分不开的。所以,建设一个和谐的集体,营造一个和谐的小环境,既有利于稳定人才,又有利于调动大家的积极性,提高工作效率。这是管理者一个非常重要的任务。一是要用共同的理想、目标团结人、凝聚人。领导者要善于把集体目标和个人目标、集体利益和个人利益有机结合起来,使集体中的每个成员都为共同的目标而工作,如果没有共同的目标,就失了凝聚力的基础;二是做好沟通工作。相互沟通对集体的团结和谐有很大的促进作用。人们在沟通中表达了自己的情感和态度,能够增进彼此了解,获得支持,增进友谊,改善关系。沟通要讲究方法,要诚心诚意、相互信任、推心置腹、以心换心;三是尊重人、理解人、关心人。这是建设团结和谐集体的重要条件。日常工作中要经常注意这一点,在遇到挫折和困难的时候,这一点更为重要。凝聚力强的集体,越是困难的时候,大家越是相互尊重、理解和关心,凝聚力反而增强。相反,缺乏凝聚力的集体,遇到困难的时候,容易相互埋怨,互相责备;四是处理好冲突,理顺好情绪。由于集体中每个人的性格、经验、价值观念以及看问题的角度不同,对同一事物容易因有不同的认识和观点而形成矛盾和冲突,这是普遍存在的现象,是不可避免的。绝对和谐、平静,既不可能存在,也对集体没有好处。集体里有不同意见的争论,恰恰表明集体是健康的,有生命力的,问题的关键在于如何处理好矛盾,理顺好人们的情绪。要让大家充分发表意见,多做解释工作,使大家在原则问题上形成共识,而对一般性的不同观点,不应去作无谓的争论。
同志们,随着社会发展和进步,管理越来越受到人们的重视,管理的作用越来越大。列宁曾经精辟地指出,国家的“整个关键不在于政权,而在于是否会管理”。现代的大学必须有现代的管理,一流的大学必定有一流的管理,没有一流的管理,就不可能有一流的工作业绩。因此,我们一定要学习和掌握管理知识,学会科学管理,并在实践中不断积累管理经验,不断提高管理水平,从而全面提高学校各项工作的总体水平。